文档管理系统 （document management system，DMS） 是用于接收、跟踪、管理和存储文档以及减少纸张的系统。大多数能够记录由不同用户创建和修改的各种版本（历史记录跟踪）。在数字文档管理的情况下，这种系统基于计算机程序。该术语与内容管理系统的概念有一些重叠。它通常被视为企业内容管理 （enterprise content management，ECM） 系统的一个组成部分，与数字资产管理、文档成像、工作流系统和记录管理系统相关。
4.2.1文档管理系统历史概览
从 20 世纪 80 年代开始，许多供应商开始开发软件系统来管理基于纸张的文档。这些系统涉及的内容不仅包括印刷和出版的文件，还包括照片，印刷品等。
后来，开发人员开始编写第二种类型的系统，该系统可以管理电子文档，即在计算机上创建的所有文档或文件，并且通常存储在用户的本地文件系统上。最早的电子文档管理 （electronic document management ，EDM） 系统管理专有文件类型或有限数量的文件格式。其中许多系统后来被称为文档成像系统（document imaging systems），因为它们专注于图像文件格式的捕获、存储、索引和检索。EDM系统发展到下一个节点，系统可以管理、存储在网络上的任何类型的文件格式。这些应用程序已发展到包括电子文档、协作工具、安全性、工作流和审核等功能。
这些系统使组织能够捕获传真和表单，将文档的副本另存为图像，并将图像文件存储在存储库中，以便进行安全和快速检索（检索成为可能，因为系统在捕获过程中处理了从文档中提取文本的过程，并且文本索引器功能提供了文本检索功能）。
虽然许多EDM系统以其本机文件格式（Microsoft Word或Excel，PDF）存储文档，但一些基于Web的文档管理系统开始以HTML的形式存储内容。这些基于 HTML 的文档管理系统可以充当发布系统或策略管理系统【1】。这种系统的原理是，通过使用基于浏览器的编辑器或导入和转换非HTML内容来捕获内容。将文档存储为 HTML 可实现更简单的全文工作流程，因为大多数搜索引擎都以本机方式处理 HTML。某些情况下，需要没有HTML存储格式的DMS从专有格式中提取文本，这使得全文搜索工作流程稍微复杂一些。
包括布尔查询、聚类分析和词干提取在内的搜索功能已成为DMS的关键组成部分【2】，因为用户越来越多地使用互联网搜索，并且花费更少的时间来组织其内容。
4.2.2文档管理系统的组件
文档管理系统通常提供存储、版本控制、元数据、安全性以及索引和检索功能。以下是这些组件的术语和说明：
元数据
通常为每个文档存储元数据。元数据可以包括文档将被存储的日期和存储它的用户的身份。DMS还可以自动从文档中提取元数据或提示用户添加元数据。一些系统还对扫描图像使用光学字符识别（Optical Character Recognition, OCR），或在电子文档上执行文本提取。生成的提取文本可用于通过标识可能的关键词或提供全文搜索功能来帮助用户查找文档，提取文本也可以单独使用。提取的文本还可以存储为元数据的一个组件，与文档一起存储，或与文档分开存储，作为搜索文档集合的源【3】。
集成
许多文档管理系统试图直接向其他应用程序提供文档管理功能，以便用户可以直接从文档管理系统存储库中检索现有文档、进行更改，并将更改后的文档作为新版本保存回存储库，所有这些都无需离开应用程序。这种集成通常用于各种软件工具，如工作流管理（workflow management）和内容管理系统（content management systems），通常通过使用开放标准（如ODMA，LDAP，WebDAV和SOAP或RESTful Web服务）的应用程序编程接口（API）[4][5]。
捕获
捕获主要涉及接受和处理来自扫描仪或多功能打印机的纸质文档的图像。通常使用OCR软件，以便将数字图像转换为机器可读的文本，这类软件通常是集成到硬件中或是作为独立软件。光学标记识别（Optical mark recognition，OMR）软件有时用于提取复选框或弹窗的值。捕获还可能涉及接受电子文档和其他基于计算机的文件。[注6]
数据验证
数据验证规则可以检查存档失败、缺少签名、名称拼写错误和其他问题，在将数据导入 DMS 之前建议实时更正选项。作为数据验证的一部分，也可以采用协调和数据格式更改形式的额外处理[7][8]。
索引
索引跟踪电子文档。索引可能就像跟踪唯一文档标识符一样简单;但它通常采用更复杂的形式，通过文档的元数据甚至通过从文档内容中提取的单词索引来提供分类。索引的存在主要是为了支持信息查询和检索。对于快速检索而言，一个至关重要的领域是创建索引拓扑或方案[注9]。
存储
存储电子文档。文件的储存通常包括对这些相同文件的管理;它们的存储位置，文档从一个存储介质迁移到另一个存储介质（分层存储管理）以及最终的文档销毁时间。
检索
从存储中检索电子文档。虽然检索特定文件的概念很简单，但在电子环境中检索可能相当复杂和强大。通过允许用户指定唯一的文档标识符，并让系统使用基本索引（或对其数据存储上的非索引查询）来检索文档，可以支持单个文档的简单检索【9】。更灵活的检索允许用户指定涉及文档标识符和/或部分预期元数据的部分搜索词。这通常会返回与用户的搜索词匹配的文档列表。某些系统提供指定布尔表达式的功能，该表达式包含文档内容中应存在的多个关键字或示例短语。这种查询的检索可能由先前构建的索引支持，[9]或者可以通过文档的内容执行更耗时的搜索以返回潜在相关文档的列表。另请参阅文档检索。
分配
准备分发的文档必须采用不易更改的格式。文档的原始主副本通常从不用于分发;相反，与文档本身的电子链接更常见。如果要在监管环境中以电子方式分发，分发甚至跨其他系统文档，则必须满足其他标准，包括保证可追溯性和版本控制。[10]如果文件的完整性至关重要，则这种方法适用于文件相互交换的两种系统。
安全
在文档管理应用程序中，文档安全性至关重要。某些文档的合规性要求可能非常复杂，具体取决于文档的类型。例如，在美国，ISO 9001和ISO 13485等标准以及FDA规定了如何处理文件控制过程。[11]文档管理系统可能有一个权限管理模块，允许管理员根据类型仅将文档的访问权限授予某些人或一组人。打印或 PDF 创建时的文档标记是防止更改或意外使用的基本要素。
工作流程
工作流是一个复杂的过程，一些文档管理系统要么有一个内置的工作流模块[12]，要么可以与工作流管理工具集成。[5] 不同实体有不同类型的工作流程。使用情况取决于应用电子文档管理系统 （EDMS） 的环境。手动工作流要求用户查看文档并决定将其发送给谁。基于规则的工作流允许管理员创建一个规则，该规则规定文档在组织中的流向：例如，发票通过审批流程，然后路由到应付帐款部门。动态规则允许在工作流进程中创建分支。一个简单的示例是输入发票金额，如果金额低于某个设定金额，则它遵循不同的路线通过组织。高级工作流机制可以在这些规则生效时操作内容或向外部进程发出信号。
协作
协作应该是EDMS中固有的。在其基本形式中，协作EDMS应允许授权用户检索和处理文档。在对文档执行工作时，应阻止其他用户访问。其他高级形式的协作是实时的，允许多个用户同时查看和修改（或标记）文档。生成的文档很全面，包括所有用户添加的内容。文档管理系统内的协作意味着记录每个用户在协作会话期间的各种标记，从而可以监视文档历史记录。[注13]
版本控制
版本控制是将文档签入或签出DMS的过程，允许用户检索以前的版本并从选定点继续工作。版本控制对于随时间变化并需要更新的文档很有用，但可能需要返回或引用以前的副本[13]。
搜索
“搜索”使用模板属性或全文搜索查找文档和文件夹。可以使用各种属性和文档内容搜索文档。
联合搜索
这是指扩展搜索功能，以从多个源或企业内的多个 DMS 中提取结果的功能。[注14]
出版
发布文件涉及校对、同行评审或公开审查、授权、打印和批准等程序。这些步骤确保了审慎和逻辑思维。任何粗心的处理都可能导致文档不准确，从而误导或扰乱其用户和读者。在受法律管制的行业中，一些程序必须完成，并有相应的签名和文件签署日期作为证据。有关详细信息，请参阅 ICS 01.140.40 和 35.240.30 的 ISO 部门。[15][16]
已发布的文档的格式应在没有特定知识或工具的情况下不易更改，并且是只读或可移植的。[注17]
硬拷贝复制
文档/图像复制在文档管理系统中通常是必需的，应考虑其支持的输出设备和复制功能。[注18]
4.2.3文档管理的标准化
许多行业协会都会发布自己的特定文档控制标准列表，这些标准用于其特定领域。以下是一些相关 ISO 文档的列表。ICS 01.140.10 和 01.140.20 分区。[19][20]ISO还发布了一系列关于技术文档的标准，由01.110的划分涵盖。[注21]
国际标准化组织 ISO 2709信息和文档 – 信息交换格式
国际标准化组织 ISO 15836 认证信息和文档 – 都柏林核心元数据元素集
国际标准化组织 ISO 15489信息和文档 – 记录管理
国际标准化组织 ISO 21127信息和文献 – 文化遗产信息交换的参考本体
国际标准化组织 ISO 23950 认证信息和文档 – 信息检索 （Z39.50） – 应用程序服务定义和协议规范
国际标准化组织 ISO 10244 认证文档管理 – 业务流程基线和分析
国际标准化组织 ISO 32000 认证文档管理 – 可移植文档格式
国际标准化组织/IEC_27001信息安全管理体系规范
4.2.4文档控制
政府法规要求在某些行业工作的公司控制其文档。这些行业包括会计（例如：第 8 号欧盟指令、萨班斯-奥克斯利法案）、食品安全（例如，美国的食品安全现代化法案）、ISO（如上所述）、医疗器械制造 （FDA）、血液、人体细胞和组织产品制造 （FDA）、医疗保健 （JCAHO） 和信息技术 （ITIL）。[22]一些行业在更严格的文档控制要求下工作，因为它们出于隐私，保修或其他高度管制的目的而保留的信息类型。示例包括 HIPAA 要求的受保护健康信息 （PHI） 或保修期内所需的建筑项目文档。信息系统战略计划（ISSP）可以在中长期内塑造组织信息系统。[注23]
存储在文档管理系统中的文档（如过程工艺、工作说明和策略声明）提供了受控文档的证据。不遵守规定可能会导致罚款、业务损失或损害企业声誉。
以下是文档控制的重要方面：
在发布之前审查和批准文档
※审查和批准
※确保明确识别更改和修订
※确保在其“使用点”提供适用文件的相关版本
※确保文件保持清晰易辨
※确保识别和控制外部文档（例如客户提供的文档或供应商手册）
※防止“无意”使用过时的文档
4.2.5集成的文档管理
集成的文档管理包括用于在整个企业中捕获、管理、存储、保存、交付和处置“文档”的技术、工具和方法。在这种情况下，“文档”是无数信息资产中的任何一个，包括图像，办公文档，图形和图纸以及新的电子对象，如网页，电子邮件，即时消息和视频。
4.2.6文档管理软件
纸面文档长期以来一直用于存储信息。然而，纸张是昂贵的，如果过度使用，会造成浪费。文档管理软件不仅仅是一个工具，它还允许用户管理访问，跟踪和编辑存储的信息。文档管理软件是一个电子机柜，可用于组织所有纸质和数字文件。该软件帮助企业将纸张与数字文件相结合，并在扫描和导入数字格式后将其存储到单个数据中心。[25] 数字文档管理最重要的好处之一是用于保护所有文档和数据的“故障安全”环境。[注26]
4.2.7参考文献 我略，哈哈哈。
